Szinte mindannyian rendelkezünk olyan negatív tapasztalatokkal, amelyek információs problémák miatt alakultak ki. dr. Venczel a stratégia meghatározása és a vezetõi döntések meghozatala után a „Színházi vezetésrõl” szóló elõadás 3. részében az információs háló kialakításáról ír.
Az információs háló kialakítása
Ahhoz, hogy a színház céljait megvalósítsa, elengedhetetlen, hogy állandó visszacsatolásban legyen a végrehajtás minden fázisával, vagyis a megfelelő időben, mértékben és pontossággal kell a színházi működésről információkkal rendelkeznie.
A jegyértékesítési (szervezési) vezető információs feladatkörébe a színház feladatmutatóiról (az előadásszámról és a nézőszámról) és ezek pénzügyi vetületéről, a jegybevételről szóló tájékoztatás tartozik. A napi információk közé tartozik az előző nap előadásának (vagy előadásainak) összes nézőszáma, megbontva a tiszteletjegyesekre és a fizető nézőkre, ez utóbbi tovább bontva pénztári nézőkre, bérletesekre és a szervezés által eladott jegyekre; az egyes jegytípusokhoz tartozó forintbevételre. Megfelelő számítógépes háttér esetén a napi tájékoztatás kiegészülhet az adott előadás addigi összes előadásaira vonatkozó fenti információk összegével és az egy előadásra jutó átlagával. A szervezés havi tájékoztatása lényegében a fenti adatok összesítése és átlagolása. A havi tájékoztatásnak természetesen a tárgyhavi adatokon kívül tartalmaznia kell az éves (és/vagy évadi) göngyölített információkat és azok átlagait is. A havi és éves adatok értékelését jelentősen megkönnyíti, ha az előadásszám, nézőszám és jegybevételi adatokat összehasonlítjuk egyrészt a tervvel és annak időarányos részével, másrészt pedig az elmúlt év (vagy évek) azonos időszakának adataival.
A számviteli vezető (főkönyvelő) információs feladatkörébe elsődlegesen a különféle időtartamú számszaki mérlegek és főkönyvi kivonatok. Ezek mellett a számviteli osztályvezetőnek olyan vezetői tájékoztatókat is kell készíteni, amelyek megfelelnek a színházi működés természetének és típusának. A havonta adott tájékoztatónak tartalmaznia kell az egyes kötelezettségvállalók költség- és bevételfajtánkénti bontásban részletezett kereteinek teljesítését, összehasonlítva az előirányzattal és az előző év azonos időszakával. Természetesen az előirányzatok felhasználását nem csak tárgyhavonként, hanem göngyölítetten is ki kell mutatni. Az előző év azonos időszakával való összehasonlítást itt is reálisabbá teheti az infláció kiszűrése.
A pénzügyi előadó vagy vezető legfontosabb havi feladata a színház likviditási helyzetének megmutatása. Ennek elengedhetetlen része a követelések és a tartozások tételenkénti és időtartamuk szerinti kimutatása, összehasonlítva az előző hónappal és az előző év azonos időszakával. Külön kell megjelölni azokat a tételeket, amelyek valamilyen ok miatt különleges elbánást igényelnek. A jelen pénzügyi helyzetéből kiindulva kell a színház következő negyedévi likviditási tervét elkészíteni, amelynek a kötelezettségvállalók által megtervezett előirányzat-felhasználási terveken kell alapulnia. A likviditási terv kiegészítője az a kimutatás, amely a különféle alapokhoz, alapítványokhoz beadott pályázatok legfontosabb adatait tartalmazza.
A bérgazdálkodással foglalkozó előadó vagy vezető feladata a munkáltatói keretek felhasználásáról szóló havi és göngyölített kimutatások elkészítése. A munkáltatói kereteket célszerű a következő bontásban elkészíteni: alapilletmények, pótlékok, különféle jutalmak, túlmunkadíjak, túlszolgálati díjak, különféle megbízási díjak, helyettesítések, táppénz.
A fenti kimutatások elemzése alapján a gazdasági vezetésnek egy olyan összefogott, jól áttekinthető írásbeli értékelést kell készítenie, amelyet a színház nem gazdasági szakképzettségű vezetői is könnyen tudnak értelmezni. Az értékelés végén néhány mondatban össze kell foglalni az elmúlt időszak feladatmutatóinak teljesítését, a színház gazdálkodásának eredményeit, majd szükség szerint meg kell fogalmazni azokat a szükséges döntéseket, amelyekkel az esetleges negatívumok a költségvetési év hátralévő részében megszüntethetők. A félreértések elkerülése és a felelősségek meghatározása érdekében rendkívül fontos, hogy az értékelés és a megoldási javaslatok megalapozottak, tárgyszerűek és határozottak legyenek. Célszerű, hogy a havi jelentés áttanulmányozása után a színház vezetése közösen beszélje meg annak megállapításait, majd az igazgató vezetésével döntsön a szükséges intézkedésekről.
dr. Venczel Sándor színházi közgazda
06-20-953-9352 sukoro@gmail.com
